دستگاه‌های حضور و غیاب برای نظارت موثر بر حضور کارکنان یکی از ابزارهای ضروری مدیریت کسب‌وکار شماست. نیاز به سیستم نظارت بر حضور و غیاب زمانی بروز بیشتری پیدا می‌کند که تعداد کارکنان شما افزایش یابد. با توجه به تنوع دستگاه‌های حضور و غیاب، ممکن است انتخاب برای شما دشوار باشد. از‌این‌رو در راهنمای خرید حضور و غیاب نکاتی را به شما یادآور خواهیم شد تا هنگام خرید حضور و غیاب آنها را بررسی و درست‌ترین انتخاب را داشته باشید. پس با ما همراه باشید.
انتخاب شما چیست؟ دستگاه بیومتریک یا کارت‌خوان
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک متکی بر استفاده از ویژگی‌های منحصر‌به‌فرد کارکنان شماست. اثر انگشت، عنبیه یا مشخصات صورت و الگوی کف دست از جمله این ویژگی‌ها محسوب می‌شود.
دستگاه کارت‌خوان یا غیربیومتریک برای شناسایی کارکنان شما نیاز به کارت دارد. دستگاه‌های حضور و غیاب همراه کارت‌خوان مشکلاتی را برای شما و کارکنانتان به دنبال خواهد داشت. ممکن است کارکنان از همکارشان بخواهند در زمان غیبت به جای آنها کارت بکشد یا کارت خود را فراموش کنند و تمام روز کاری برای آنها غیبت لحاظ شود.
به دلیل آنچه گفته شد دستگاه‌های بیومتریک وارد عمل شدند تا دغدغه کارفرما و کارکنان را کاهش دهند زیرا این مشکلات با دستگاه حضور و غیاب بیومتریک اتفاق نمی‌افتد.
برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب از هر دو امکان برخوردارند و مکانیسم‌های شناسایی چهره، اثر انگشت، رمز عبور و کارت را در کنار یکدیگر دارند. راهنمای خرید حضور و غیاب به شما توصیه می‌کند پس از شناسایی نیاز خود از استفاده دستگاه حضور و غیاب، به نکات اصلی این راهنما هنگام خرید توجه کنید.
چرا دستگاه حضور و غیاب نیاز دارید؟
اینکه در شرکت شما قوانین و مقرراتی وجود دارد که همه باید به آن پایبند باشند کسب‌وکار شما را به سمت موفقیت سوق خواهد داد. منظم بودن در ورود و خروج، وقت‌شناسی، حضور به موقع در محل کار از جمله عواملی است که به تحقق این موفقیت کمک خواهد کرد.
گزارشات کارکردی که از کارکنان در پایان هر ماه بدست می‌آید بایستی با کمترین خطا جمع‌آوری شود و قابل پیگیری باشد. بنابراین وجود یک دستگاه حضور و غیاب می‌تواند تا حد زیادی در منابع سازمانی صرفه‌جویی کند زیرا افراد کمتری درگیر محاسبه کارکرد هستند و این هزینه می‌تواند در جای دیگر سرمایه‌گذاری شود.
راهنمای خرید حضور و غیاب دلایلی را ارائه کرده است تا شما مطمئن شوید به عنوان صاحب یک کسب و کار به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارید.
8 دلیل مهم برای خرید دستگاه حضور و غیاب
- سایر روش‌های محاسبه کارکرد کارکنان وقت‌گیر و کند است.
- گزارشات به صورت آنلاین و در لحظه در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
- تسریع در عملیات محاسبات حقوق و دستمزد موجب واریز به موقع حقوق کارکنان و در نتیجه رضایتمندی آنها می‌شود.
- انضباط کاری ایجاد می‌شود و بهره‌وری فردی و سازمانی افزایش می‌یابد.
- محاسبات کارکرد کارکنان بدون خطا انجام می‌شود.
- کاغذبازی اداری حذف و در هزینه‌های شما صرفه‌جویی می‌شود.
- اطلاعات در سروری امن ثبت و ذخیره می‌شود و امکان از بین رفتن آن خیلی کم است.
- عدالت و برابری بین کارکنان برقرار می‌شود.
سؤالاتی که پیش از خرید حضور و غیاب باید به آن پاسخ دهید
تشخیص چهره یا تشخیص اثر انگشت؟
تشخیص چهره سریع‌تر از تشخیص اثر انگشت اتفاق می‌افتد. کمتر از 1 ثانیه زمان کافی است تا دستگاه حضور و غیاب، چهره را تشخیص دهد حال آنکه برای تشخیص اثر انگشت دو ثانیه زمان لازم است. راهنمای خرید حضور و غیاب توصیه می‌کند اگر تعداد کارکنان شما زیاد است و اکثرشان در یک زمان یکسان وارد شرکت می‌شوند و از شرکت خارج می‌شوند از دستگاه حضور و غیاب با قابلیت تشخیص چهره استفاده کنید.
چند دستگاه حضور و غیاب نیاز دارم؟
تعداد دستگاه حضور و غیاب شما بستگی زیادی به تعداد کارکنان شما دارد. مشخص کنید به طور همزمان چه تعداد کارمند ورود یا خروج می‌کنند. راهنمای خرید حضور و غیاب توصیه می‌کند برای جلوگیری از تشکیل صف‌های طولانی، می‌توانید از دو دستگاه حضور و غیاب استفاده کنید.
ظرفیت دستگاه حضور و غیاب چقدر باشد؟
هر دستگاه حضور و غیاب با هر مکانیسمی (تشخیص اثر انگشت، تشخیص چهره و کارت) انتخاب کردید راهنمای خرید حضور و غیاب توصیه می‌کند سراغ دستگاه حضور و غیابی بروید که نسبت به نیاز شما، ظرفیت کاربر بسیار بیشتری داشته باشد تا در شناسایی، قوی‌تر و سریع‌تر عمل کند و دغدغه‌ای از بابت اضافه کردن کارمند جدید نداشته باشید.
حافظه و ظرفیت ثبت تردد دستگاه حضور و غیاب، یکی‌دیگر از موارد مهمی است که راهنمای خرید حضور و غیاب پیشنهاد می‌کند حتما به آن توجه کنید. یادتان باشد نرم‌افزار، داده‌ها را به صورت خودکار از دستگاه می‌گیرد و ظرفیت تراکنش نباید شما را نگران کند ولی بهتر است دستگاهی را خریداری کنید که بتوانید به مدت یکماه داده‌ها را به خوبی نگهداری کنید.
نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب چگونه است؟
خروجی گرفتن از دستگاه یا تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب، بسیار کار مهمی است. به‌طور‌معمول دستگاه‌ها از کابل، شبکه، فلش مموری و… برای تخلیه اطلاعات استفاده می‌کنند. در این قسمت از راهنمای خرید حضور و غیاب انواع روش‌های تخلیه اطلاعات ارائه شده است:
- اینترنت: دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توانند از طریق اینترنت در دو حالت PUSH و PULL با سرور ارتباط برقرار کنند. برای استفاده از قابلیت برقراری ارتباط از طریق اینترنت از قابلیت TCP/IP دستگاهی که قصد خرید آن را دارید اطمینان حاصل کنید.
- شبکه تلفن همراه: اگر فاصله مکانی شما از دستگاه حضور وغیاب دور باشد می‌توانید از طریق شبکه تلفن همراه با سرور ارتباط برقرار کنید. بنابراین مطمئن شوید که دستگاه حضور و غیابی که قصد خرید آن را دارید دارای ماژول 4G است.
- LAN سیمی: اتصال سیمی زمانی توصیه می‌شود که دستگاه و سرور در یک LAN باشند. برای برقراری ارتباط از طریق LAN، از TCP/IP دستگاه اطمینان حاصل کنید.
- WiFi: در صورت استفاده از WiFi با تغییر روترهای WiFi ممکن است نیاز به پیکربندی بیشتر و عیب‌یابی باشد. برای ارتباط دستگاه از طریق WiFi اطمینان حاصل کنید دستگاه حضور و غیابی که قصد خرید آن را دارید دارای گزینه WiFi است.
- USB: هنگام استفاده از این نوع اتصال باید به صورت دستی داده‌ها را به نرم‌افزار کپی کنید. راهنمای خرید حضور و غیاب این روش را توصیه نمی‌کند زیرا داده‌ها در زمان واقعی به سرور نخواهند رسید. در صورتی که قصد دارید از این روش استفاده کنید از قابلیت پورت USB اطمینان حاصل کنید.
استفاده از پورت USB می‌تواند راهی آسان برای تخلیه اطلاعات باشد اما اگر بنا به دلایل امنیتی امکان استفاده از فلش مموری یا کارت‌های حافظه برای شما فراهم نیست، راهنمای خرید حضور و غیاب پیشنهاد می‌کند که دستگاهی را انتخاب کنید که امکان تخلیه اطلاعات از طریق شبکه را برای شما ایجاد کند و نیازهای مورد نظر شما را تامین و پشتیبانی کند.
نرم‌افزار دستگاه حضور و غیاب را بررسی کنید
اینکه دستگاه حضور و غیابی که قصد خرید آن را دارید چه نرم‌افزاری دارد خیلی مهم است. شما باید بررسی کنید که نرم‌افزار بتواند نیازهای شما را برطرف کند و بتواند با سایر نرم‌افزارهای شرکت در ارتباط باشد. برای مثال ارتباط نرم‌افزار حضور و غیاب با سیستم حقوق و دستمزد برای شما مهم است و بررسی فرمت خروجی آن باید برای شما مهم باشد.
شکل و ظاهر دستگاه حضور و غیاب را بررسی کنید
اگر شکل و ظاهر دستگاه حضور و غیاب برایتان مهم است بهتر است شکیل بودن، صفحه رنگی، اندازه صفحه نمایش و سایر مواردی که در ظاهر دستگاه تاثیرگذار است را بررسی کنید.
قیمت دستگاه حضور و غیاب را بررسی کنید
راهنمای خرید حضور و غیاب توصیه می‌کند پیش از اقدام به خرید دستگاه، میزان بودجه شرکت را مشخص کنید تا تصمیم‌گیری برای شما آسان شود. قیمت دستگاه های حضور و غیاب را بر اساس قابلیت‌هایی که به شما ارائه می‌کنند مقایسه کنید زیرا مدل و فناوری‌های به‌کاررفته در آن تعیین‌کننده قیمت خواهد بود. اگر فکر می‌کنید خرید دستگاه حضور و غیاب، هزینه‌ای مازاد برای شما محسوب می‌شود این هزیته را با زمانی مقایسه کنید که مجبور هستید یک یا چند نفر را برای محاسبه کارکرد کارکنانتان به کار گمارید.
گارانتی و خدمات پس از فروش دستگاه حضور و غیاب را در نظر بگیرید
هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب یادتان باشد از فروشنده یا نمایندگان فروش درباره پشتیبانی رایگان دستگاه و نرم‌افزار آن، نوع و مدت گارانتی و نحوه ارائه خدمات پس از فروش برندی که قصد خرید از آن را دارید سؤال کنید.
جمع‌بندی راهنمای خرید حضور و غیاب
در این نوشتار از محاسن داشتن دستگاه حضور و غیاب برای شما گفته شد. این محاسن تنها وجه بیرونی مزایایی است که یک دستگاه حضور و غیاب می‌تواند برای شما داشته باشد و چه بسا این دستگاه تاثیر زیادی در افزایش راندمان کاری شما و رضایت شغلی کارکنانتان دارد. راهنمای خرید حضور و غیاب با ذکر فواید داشتن یک دستگاه حضور و غیاب و نکاتی که هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آن توجه کنید، سعی بر آن داشت تا دستگاهی را انتخاب کنید که نیازهای شما را به خوبی مرتفع کند.
یک قدم تا افزایش بهره‌وری در کسب‌وکار شما
در این بخش می‌توانید انواع دستگاه‌های حضور و غیاب را ببینید و مشخصات آنها را بررسی کنید تا متناسب با بودجه خود اقدام به خرید مناسب‌‌ترین دستگاه حضور و غیاب کنید. برای اطلاع از به‌روزترین دستگاه های حضور و غیاب اینجا کلیک کنید.
